Bantu Kades Kelola Inventaris Desa, Mahasiswa KKN UNDIP dari FSM Ajarkan Pengisian Excel

JATENGKU.COM, BOYOLALI - Program kerja “Cerdas Mengelola Inventaris Desa dengan Excel” diadakan oleh mahasiswa KKN Tim II UNDIP Fakultas Sains dan Matematika di Balai Desa Tawengan, Kecamatan Sambi, Kabupaten Boyolali, Jawa Tengah pada pada Rabu (7/8/24). Latar belakang program tersebut karena melihat bahwa inventaris desa menggunakan buku bisa termakan waktu serta usia.

Maka dari itu, mahasiswi bernama Najma Akmalia menjelaskan secara langsung kepada Perangkat Desa Tawengan untuk membuat inventaris desa menggunakan Excel. Hal itu agar memudahkan pekerjaan perangkat desa dengan bantuan teknologi.

Menurutnya, saat ini inventaris bisa menggunakan excel agar mempersingkat waktu. Dengan perangkat excel bisa otomatis berisikan kode batang saat memasukkan jenis barang. Penggunaannya itu bisa menjadi paperless, sehingga hemat efisien waktu dan juga biaya.

Pelatihan MS. Excel dalam mengelola pembukuan data inventaris desa secara efektif digunakan dengan secara langsung oleh Najma kepada staff administrasi desa Tawengan yaitu Pramudya Dewantara.

Mahasiswi bernama Najma itu membuat program tersebut karena permintaan langsung dari Kepala Desa Tawengan. Menurutnya karena kebetulan yang bagian inventaris desa itu orangnya sudah pensiun. Maka digantikan oleh staff administrasi baru, sehingga Najma langsung membuatkan Excel-nya agar biar lebih tertata dan buku inventaris fisik desa tidak rusak atau hilang.

Najma menjelaskan secara rinci terkait manfaat data inventaris desa, cara membuatnya menggunakan Excel seperti pengisian kolom inventaris data serta cara entri data inventaris desa. Ia juga menjelaskan beberapa tips untuk inventaris desa kepada perangkat desa.

“Tips untuk melakukan inventaris data desa dengan mempersipakan yang matang dengan mengidentifikasi semua jenisnya, pengumpulan data dengan melakukan survei lapangan serta pengumpulan informasi detail tentang setiap aset desa, pencatatan terperinci, pembaharuan berkala dan demi keamanan data simpan serta buatkan cadangannya secara berkala,” ungkapnya.

Untuk membantu perangkat desa di Tawengan, Najma membuatkan data inventaris di excel dengan 3 sheet. Sheet 1 yg berjudul BI berisi database inventaris desa dari tahun 2016-2017. Jadi untuk melanjutkan inventaris desa bisa diisi data inventaris pada sheet ini.

Sheet 2 yang berjudul KIB. Sheet KIB digunakan apabila ingin mencari data berdasarkan tahun. Dan Sheet 3 yang berjudul NAMA. Pada sheet ini, berisi nama jenis barang/ bangunan serta kode barang yang digunakan pada sheet BI agar otomatis muncul kode barangnya

Saat proses penjelasan, Najma memberitahukan kepada staff administrasi desa yang baru bahwa kepala desa meminta buat data pada sheet 1 bisa difilter menjadi per tahun. Namun, saat proses penjelasan, staff administrasi desa yaitu Prambudya Dewantara meminta permintaan khusus kepadanya.

“Kalau saya meminta agar judul kolom bisa freeze bagaimana mba,” tanyanya kepada Najma.

Dengan senang hati, Najma pun membantunya. Bahkan, agar bisa kembali dipelajari secara ulang oleh Prambudya dan staff administrasi di perangkat desa Tawengan, Najma juga memberikan buku panduan. 

“Saya berikan buku panduan supaya tidak lupa. Pada buku panduan juga diberikan link referensi youtube dan modul excel apabila ingin lebih mendalami Microsoft Excel,” katanya.

Menanggapi pembelajarannya yang didapatkan dari mahasiswa, Pramudya menyebut selama pelatihan pengisian excel itu sudah memahami penjelasan dari Najma. Menurutnya, ia hanya masih membutuhkan waktu pembiasaan saja.

“Tapi sudah mulai ngerti cara pengisian inventarisnya dari yang dijelaskan seperti sheet BI, KIB, dan NAMA,” tutur Prambudya.

Demikian pengajaran pengisian inventaris desa menggunakan Excel berjalan dengan efektif dan efisien. Semoga dapat memudahkan perangkat desa di Tawengan dan bisa diimplementasikan terus oleh pengurus selanjutnya.